Perencanaan Sumber Daya Manusia (Human Resources Planning/HRP)
Human resource planning adalah proses perencanaan yang membantu perusahaan untuk merekrut, memelihara, dan mengoptimalisasi penugasan orang-orang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tujuan bisnis. Selain itu, dengan melakukan perencanaan ini, para pegawai juga dapat menyikapi berbagai perubahan pada lingkungan luar (perusahaan).
Melansir dari Smartsheet, dinyatakan bahwa perusahaan-perusahaan yang cerdas bisa mengatasi sumber daya manusia (human capital) dengan baik dengan cara menerapkan sebuah rencana sumber daya manusia taktis (tactical human resource plan) yang terhubung langsung dengan strategi-strategi organisasi dan sumber daya manusia.
Pentingnya Human Resource Planning
Perusahaan-perusahaan di dunia harus beradaptasi dengan semakin pendeknya siklus desain bisnis dan produk yang diakibatkan oleh cepatnya perubahan teknologi, inovasi produk yang terus menerus terjadi, globalisasi ekonomi, dan juga pergeseran budaya serta generasinya. Begitu pula dengan Anda dan perusahaan Anda.
Dilansir dari Smartsheet dan Chorn,com, human resource planning itu penting untuk:
- Mengantisipasi kebutuhan dalam pasar tenaga kerja yang berubah;
- Memberdayakan perusahaan yang masih dalam (fase) kecil dan menengah;
- Meningkatkan operasi perusahaan;
- Mengatasi risiko makro yang merujuk pada pendekatan sistematis HRP;
- Menghadapi kekurangan pegawai (talent) dan perubahan demografis dunia;
- Menghadapi perubahan teknologi dan adanya generasi baru;
- Mengatasi perubahan dalam organisasi perusahaan; dan
- Mengatasi perubahan di (legislatif) pemerintahan.
7 Langkah Human Resource Planning
Setelah Anda mengetahui apa saja manfaat penting dari perencanaan HRP, kini sudah saatnya Anda serta perusahaan Anda mulai merencanakan human resource planning untuk perusahaan Anda sendiri. Perencanaan tersebut terdiri dari tujuh langkah, antara lain:
1. Analisa Tujuan
Visi perusahaan adalah hal yang utama untuk menjadi pondasi pembuatan HRP. Tim dalam departemen sumber daya manusia (human resource department) harus bekerja sama dengan para manajer atas agar mendapat pemahaman yang mantang perihal tujuan utama perusahaan. Barulah kemudian mereka fokus untuk mendapatkan talent yang dibutuhkan untuk menggapai goal perusahaan itu.
2. Inventarisasi sumber daya manusia terkini
Lakukan inventarisasi sumber daya manusia yang kini ada dalam perusahaan, mulai dari jumlahnya, skill atau keahlian, kinerja, serta potensi mereka. Informasi-informasi semacam ini biasanya sudah terdokumentasikan dalam sistem HRIS (human resource information storage) yang perusahaan punya. Perhatikan apakan distribusi pegawai dengan posisi kerja sudah terlaksana baik.
3. Prediksi kebutuhan di masa yang akan datang
Ketika proses inventarisasi sudah dilakukan, cari tahu apakah terdapat kekurangan atau kelebihan dalam distribusi pegawai dan posisi kerja yang sekarang. Kemudian prediksi kebutuhan pegawai di masa yang akan datang, baik dalam hal jumlah/kuantitas maupun kualitas. Penggunaan matrik SWOT (strength, weakness, opportunities, threats) akan sangat berguna dalam langkah prediksi ini.
4. Estimasi adanya gap
Setelah mengetahui berapa jumlah sumber daya manusia yang sudah ada dengan prediksi kebutuhan sumber daya manusia di masa yang akan datang, maka bisa diketahui apakah ada perbedaan (gap) antara sumber daya manusia yang sudah ada dengan kebutuhan di masa yang akan datang, bisa jadi defisit atau surplus.
Atau malah kebutuhan tersebut sudah terpenuhi karena tidak ada perbedaan (gap). Lakukan pelatihan pegawai jika secara kualitas masih ada gap antara sumber daya yang telah dimiliki dengan kebutuhan kedepannya.
5. Formulasikan rencana
Tahapan ini didasarkan dari hasil identifikasi gap sumber daya, entah itu surplus atau defisit. Jika terdapat defisit, sebaiknya tentukan untuk merencanakan proses rekrutmen, pelatihan, atau transisi. Namun, jika terdapat surplus sebaiknya tentukan untuk merencanakan proses pelatihan, transisi, proses pensiun sukarela, ataupun penugasan ulang.
6. Penerapan rencana
Tahapan ini sederhananya yakni menjalankan rencana yang sudah diformulasikan, entah itu rekrutmen pegawai baru, pelatihan pegawai, transisi posisi kerja pegawai, proses pensiun sukarela, maupun penugasan ulang.
7. Monitor, kontrol dan feedback
Di tahap ini Anda dan perusahaan Anda wajib untuk melakukan pemantauan (monitoring), mengontrol, serta mengumpulkan berbagai feedback terkait sumber daya manusia dalam perusahaan.
Itulah pembahasan mengenai perencanaan sumber daya manusia atau human resource planning yang sangat bermanfaat bagi perusahaan Anda kini dan kedepannya.
Perlu diingat bahwa proses prediksi (forecasting) sumber daya manusia adalah proses yang terus menerus dijalankan, oleh karena itu monitoring, controlling, serta pengumpulan feedback harus selalu berjalan pula.
Sumber:
Smartsheet: Use Human Resources Planning to Forecast for (Less) Risky Business
Smartsheet: Use Human Resources Planning to Forecast for (Less) Risky Business
